8-та среща на CAF потребителите - нови тенденции в публичния сектор в Европа

София бе домакин на най-голямото събитие в обществото на CAF – 8-та среща на CAF потребителите – „Качеството на бъдещето – консенсус, конкурентоспособност, сближаване и култура“. Срещата се проведе в Резиденция „Бояна“ на 12 април 2018 г. и беше част от календара на Българското председателство на Съвета на ЕС. Участваха над 160 души от 16 държави.

 

Програмата на събитието беше съставена в партньорство между Европейския институт по публична администрация в Маастрихт и Института по публична администрация в България, като в основата й бяха включени приоритетите на Българското председателство.  

 

На срещата бяха представени 12 добри практики в прилагането на CAF, селектирани от цяла Европа, сред които одобрени бяха и 2 български практики – на Националния осигурителен институт и Областна администрация Пазарджик. Предложенията бяха предварително подбрани така, че да се впишат в темите на събитието.

 

Два бяха главните акценти, които бяха теми на основните говорители в пленарната зала:

 

Опитът на Министерството на финансите на Естония през погледа на главния секретар Веико Тали

Първата тема разглеждаше „Включването на висшето ръководство в процеса на управление на качеството – ангажираност и участие вземащите решения“.Лектор по тази тема беше г-н Веико Тали – главен секретар на Министерството на финансите в Естония. Министерството на финансите в Естония успешно прилага Модела CAFот 2002 г., като на всеки 2-3 се правят самооценки. МФ има водеща роля относно реформите в публичния сектор на Естония и има амбицията да въведе CAFвъв всички министерства. През последните 1-2 години броят на министерствата намалява от 11 на 5, а министрите са 8 на брой. В три случая едно министерство  подкрепя двама министри със своите кабинети. Освен това от 2013 г. за цялата администрация спомагателните функции се предоставят като споделени услуги:   Финанси и отчитане; ИТ системи; Управление на човешките ресурси; Администриране на държавни вземания и Доставки. До 2020 г. в цялата администрация ще бъде въведено програмното бюджетиране, което ще обвързва бюджета с целите и тяхното изпълнение във всички сфери на публичните политики. Финансовото планиране ще се прави отдолу-нагоре, а изпълнението ще се отчита отгоре-надолу. По този начин ще се постигне верига на отчетност за цялата управленска структура. Промяната ще засегне всички програмни мениджъри и мениджъри на услуги, които ще носят отговорност за постигането на очакваните резултати.

 

Основните предизвикателства, пред които е изправен публичният сектор в Естония,  са на първо място демографските: миграцията, повишаване на средната възраст в държавната администрация; на второ място макро икономическия поглед – държавата спрямо икономиката; дългосрочната визия за развитие, сравнена с разходите и приходите, както и ползите за обществото; дългосрочно планиране за държавата като цяло.

 

Други очаквани промени:

- Внедряване на инструмент за планиране на политики. Планирането ще бъде унифицирано и прозрачно. Ще има унифицирана йерархия на планиране, включително относно целите и индикаторите, които ще дадат ясна представа какво и защо ще се прави. Ресурсите ще се обвързват със стратегическите ползи. Решенията ще са базирани на знанието – повече информация, по-добро качество, изчисляване на разходите за постигане на целите. Ще се даде възможност за приоритизиране, като министрите ще приоритизират своите програми и дейности в тях, а мениджърите в агенциите ще приоритизират услугите, за чието предоставяне са отговорни. Ще се осигури финансова гъвкавост както в програмите, така и в агенциите.

 

- Внедряване на инструменти за управление на агенциите. Подобряване на умението за управление на промените. Ефикасност – оптимизиране на дейностите и разходите. Умения за управление на качеството. Въвеждане на ясна отговорност за всички управленски нива – собственици на процеси, мениджъри на процеси. Въвеждане на система за стратегическо управление и управление на разходите.

 

- Прозрачност при планирането на бюджета. Бюджетите на агенциите да бъдат по-добре обосновани. Бюджетите да са обвързани с цели на различните нива и програми. Предоставяне на достатъчно информация на всички заинтересовани страни – парламент, социални партньори, цялото общество.

 

- Повишаване на взаимодействието между министерствата. Областите на изпълнение обвързват дейностите (и ресурсите)на всички министерства и всички те са отговорни за постигането на общите цели и ползи. Това създава среда за включване, коопериране, дискусии и процес на взимане на информирани стратегически решения. По-лесно установяване на видовете услуги, предоставяни от различните министерства в една и съща област (политика), подобряване на взаимодействието и преодоляване на припокриването на услуги.

 

- Управление на качеството в администрацията. Доставката на услуги е концентрирана върху създаването на добавена стойност за клиентите. Фокусират се върху планиране на резултатите и ползите (ефектите върху обществото), засилват управлението чрез процеси; Засилват лидерството ориентирано към ценностите и стратегическите цели; Обучават и мотивират хората в организацията; Повишаване на ефикасността и удовлетвореността на клиентите чрез въвеждане на иновации.

 

- Гъвкавост при управлението на ресурси. Използване на проста бюджетна структура – област на изпълнение, програма, мерки, дейности в програмата. Парламентът одобрява бюджетната рамка на програмно ниво. В рамките на програмата министърът има гъвкавост да пренасочва ресурсите в съответствие с нуждите за постигане на желаните резултати. Агенциите също могат да пренасочват ресурсите в рамките на нуждите. Програмните мениджъри могат да пренасочват парите между текущите дейности, персонала, разходите за инвестиции за текущата година. На министрите се дава възможност да увеличават или да променят лимитите до 0.25% от определените разходи без да е необходимо да искат одобрението на парламента за това. Програмите се планират за 4 години и гарантират прозрачност при планирането на ресурсите. Отчитането се прави ежегодно.

 

- Намаляван на административната тежест. Намаляване на документите за планиране и докладване. Намаляване на броя на стратегическите документи от 37 броя (за 2017 г.) до 20 броя (за 2020 г.)

 

Предвижда се реформа в управлението на данни и информацията на държавно ниво, включваща нова архитектура на данните, обмен на данни, достъп, защита и архив на данните и др.

Хората са ключов приоритет – поставя се ново изискване към условията на работа. Работната среда трябва да е приветлива, забавна, насърчаваща креативността. Гъвкава обратна връзка, включително визуална; талантите да се издигат на ключови позиции; ротация между отделните администрации, привличане на ключови служители от частния сектор; управление от дистанция.

 

Как CAF ще подкрепи справянето с предизвикателствата, пред които е изправена администрацията?

CAF позволява да се елиминира негативното влияние на превеса на краткосрочните цели пред дългосрочните, както и на образуваните силози в  администрацията. Те се дължат на липсата на хоризонтални връзки и комуникация между звената и ограничаване на интереса само до обхвата на дейност на конкретното звено, без да се държи сметка за общия резултат и мнението и удовлетвореността на клиентите. CAFще доведе до по-добра комуникация със заинтересованите страни, особено с медиите и обществото. Чрез прилагане на CAFще се подобри програмното бюджетиране и стратегическото планиране, ще се подобри работната среда. Ще използваме пълния потенциал за дигитализиране на  информацията.

 

Към 2035 г. се очаква Естония да има само един стратегически документ, който да обхваща всички министерства, ще има общи цели, индикатори, приоритети, отчитане. Общите цели ще бъдат декомпозирани до различните министерства и агенции, като напредъкът ще се проследява както по отделни звена, така и като цяло на ниво държава.

 

 

Предизвикателство пред публичния сектор в Европа и възможни решения

 

Втората тема беше „Важността на управлението на качеството в структурните реформи“ с лектор г-н Даниеле Дотто, началник отдел Управление и подкрепа на структурните реформи в публичния сектор към ЕК.

 

Европейската комисия отчита подобряване на ефективността, ефикасността, отчетността и прозрачността в работата на публичния сектор, но редица слабости остават непреодолени. Например качеството на резултатите има нужда от подобряване. Все още нивото на доверие в институциите остава ниско, а очакванията нарастват.Обществото очаква по-ниски регулации – Източна Европа значително изостава спрямо Западна Европа и Северна Америка. Социалните  процеси силно влияят върху публичната администрация. Публичната администрация в цяла Европа се фокусира върху това да прави нещата правилно, вместо да прави правилните неща. Очакванията за повишаване на ефективността на държавната администрация расте. Тя има силно влияние върху индекса на конкурентоспособност на съответната икономика (според изследване на Световната банка). Ефективността на администрацията отразява представата за качеството на публичните услуги, степента на влияние на политическата преса върху администрацията, качеството на формулираните политики и тяхното изпълнение, както и ангажираността на правителството към тях.

 

ЕК предлага разработения от нея Наръчник от инструменти, с които могат да се преодолеят проблемите в публичния сектор: http://ec.europa.eu/esf/toolbox. Прилагането на инструментите в него дават възможност за повишаване на качеството на реформите. Качеството на реформите в публичния сектор вече няма да се измерва в отчитане на количествени резултати и усвоени пари, а ще се измерва и следи за реалните ползи от тези реформи, насочени към гражданите и обществото. Това може би изисква промяна в културата на организациите от публичния сектор. Да не забравяме за кого работи администрацията и кои са водещите ценности, които трябва да се спазват.

 

Качеството на реформите означава да поставим служителите в центъра. Ако се погрижим за хората в администрацията, клиентите ще го почувстват чрез качеството на услугите, които получават.

 

Бъдещото разпределяне и ползване на финансиране от структурните фондове ще бъде основано върху качеството на реформите, които включват яснота за целите, обвързани с нуждите на обществото, силно лидерство, модерно управление на хората в администрацията, интегриране на управлението на качеството с непрекъснато усъвършенстване на културата в публичния сектор

 

Всички материали от конференцията може да видите тук.

 

 

Галина Мутафчийска,

Национален CAF кореспонденти ръководител на CAF ресурсен център в ИПА