На 15 май 2018 г. се проведе втората заключителна среща по Проект „Въвеждане на Общата рамка за оценка (CAF) в администрациите“, осъществяван с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Добро управление“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. На конференцията бяха представени резултатите от внедряване на CAFвъв втората вълна от 16 администрации.

На срещата беше споделен опит от внедряването на Модела CAFв Министерството на образованието и науката, Министерството на отбраната, Националния център по информация и документация към  МОН. Интересни резултати от внедряването бяха споделени на администрации от първата вълна – Община Велико Търново, НОИ, ОДЗ Благоевград и др.

Анализът на докладите от втората група от 16 администрации потвърди констатациите от първите 16. Повечето администрации не изследват нагласите и удовлетвореността на своите служители. Използвайки внедряването на CAFоколо 90 % от тях направиха такова проучване и набелязаха мерки, свързани с хората. В докладите са идентифицирани от 50 до 150 силни страни и области за подобрение. Направени са добри анализи на основните причинно следствените връзки между благоприятстващите фактори и резултатите. Разработени са планове за внедряване на мерки за подобрение, които са малко на брой, но с ключово значение за всяка организация.

Общи изводи от докладите от самооценка по CAF:

• Не се прилага управленският цикъл на Деминг – Планирай-Направи-Провери-Действай (PDCA), което е основна област за подобрение. Липсата на индикатори и измерване лишава администрацията от информация в кои области има неотложна нужда от подобрение и концентриране на вниманието на ръководството там.
• Като цяло администрацията си поставя високи оценки на благоприятстващите  фактори. Това означава, че се полагат много усилия за изграждането на процесите, като приоритет имат работните процеси.
• Оценките за резултатите са сравнително ниски, което индикира или липса на показатели за измерване или липса на измервания, а понякога и двете. В повечето случаи организациите хвърлят усилия да правят нещата, но пропускат да създадат инструменти за тяхното проследяване и измерване.
• Там, където има стратегически документи за развитието на самата организация, те не се подлагат на периодичен преглед и актуализация и не подпомагат управлението. Тези документи не са популяризирани сред заинтересованите страни и най-вече сред служителите.
• Поставянето на организационни цели се прави формално и не е в синхрон с мисията и визията за развитие на организацията. Обикновено няма достатъчно индикатори за измерването на ефективността и ефикасността. Непрецизното определяне на цели и липсата на неподходящи индикатори не позволяват проследяване на изпълнението като цяло.
• В повечето от внедряващите администрации не се правят проучвания на хората, работещи там, което ги лишава от възможността за определяне на нуждите и създаване на подходящи условия за работа.
• Не се изследват регулярно и ползвателите на услуги относно техните нужди и ниво на удовлетвореност. Това основно изискване на модела за привличане на клиентите от момента на проектиране на услугите, до тяхното предоставяне и оценяване в повечето случаи не е изпълнено.
• Партньорствата не се управляват, не се измерват
• Социалната отговорност липсва
• Комуникацията, както вътрешната така и външната има нужда от подобряване.
• Нуждите от обучение не се изследват и не се обвързват  с  нуждите на организацията.

За основните области на подобрение са формулирани мерки, които ще позволят преодоляването им и при следваща самооценка ще се проследи какъв напредък е осъществила администрацията.

Материали от събитието

Галина Мутафчийска,

Национален CAF кореспондент и ръководител на CAF ресурсен център